International Distribution Corporation

1. Tổng đài điện thoại là gì❓

Thông thường 1 số điện thoại chỉ được phép gọi ra hoặc gọi vào (nghe hoặc nhận) 1 cuộc gọi trong một thời điểm, cuộc goi thứ 2 đến số điện thoại trên sẽ báo kẹt (bận) máy.

Doanh nghiệp muốn tiếp nhận cùng lúc nhiều cuộc gọi trong cùng 1 thời điểm mà không bị báo bận khi có cuộc gọi thứ 2 đến cùng số điện thoại trên thì phải xây dựng hệ thống tổng đài thay vì phải thuê bao nhiều đầu số điện thoại và gây bất tiện trong việc chuyển máy cho người cần gặp hoặc khách hàng phải tắt máy và bấm lại số điện thoại khác.

Vậy: Tổng đài điện thoại là một hệ thống cho phép tiếp nhận nghe, gọi cùng lúc trên 1 đầu số điện thoại, mỗi cuộc gọi đến sẽ được phân bố, đỗ chuông cho các số máy nhánh dựa trên số máy chính.

* Nguyên tắc hoạt động của tổng đài điện thoại❓

Mỗi máy điện thoại là một thuê bao được nối với một tổng đài bằng đường dây. Khi bạn quay số cần gọi, người trực tổng đài sẽ tiếp chuyển đường dây cho bạn tại tổng đài bằng phích cắm. Nhiều tổng đài lại được nối với nhau bằng đường truyền cáp quang hoặc vệ tinh hay các trạm chuyển tiếp vô tuyến. Hiện nay tất cả các thao tác bằng tay đã được tự động hóa bằng hệ thống tổng đài điện tử. Chính vì vậy mới có các card cắm trong tổng đài trong đó có card xử lý.

- Các cơ quan, doanh nghiệp hoặc Tư nhân lắp tổng đài nội bộ phục vụ nhu cầu của mình và thuê đường truyền của bưu điện để nối ra ngoài thì thường gọi đây là trung kế

- Thuê bao mà bạn đang sử dụng chỉ được một máy, bạn lắp thêm thì gọi máy lắp thêm là máy nhánh.

- Tổng đài điện thoại có nhiệm vụ kết nối tất cả các máy điện thoại với nhau, muốn như vậy nó phải hoạt động như sau:

+ Nhận biết được tình trạng của từng máy nhánh ( nhấc máy, gác máy).

+ Khi nhận được máy điện thoại nhấc máy tổng đài phát tín hiệu mời gọi đi ( tín hiệu U dài mà bạn nghe khi nhấc máy lên).

+ Nhận các thông tin được ấn từ bàn phím máy điện thoại ( nhận biết được số được bấm từ bàn phím). Và xử lý các thông tin đó.

+ Định tuyến kết nối vào máy nhánh cần gọi đến.

+ Phát tín hiệu gọi chuông và cuối cùng là kết nối cuộc gọi cho 2 máy điện thoại

- Card xử lý là card trong tổng đài để xử lý các hoạt động của tổng đài.

- Trung kế là đường dây kết nối từ tổng đài này đến tổng đài khác. Đó có thể là đường kết nối từ tổng đài của nhà cung cấp đến tổng đài con thuê bao hay đường kết nối giửa 2 tổng đài lớn với nhau.

* Trung kế vào bưu điện là gì❓ (Đầu số điện thoại)

Trung kế từ bưu điện đó là từ chuyên ngành ĐTVT thường gọi cho đầu số điện thoại đăng ký từ nhà cung cấp như VNPT, Viettel…Cũng có nhiều trường hợp người ta gọi là trung kế, có người gọi là CO hay Trunk… tất cả đều là một.Có một số loại trung kế mà nhà mạng hay cung cấp như:

- Trung kế analog cứ mỗi đôi dây là một số điện thoại trên đó có thể là cáp trục hoặc cáp quang.

- Trung kế luồng (E1…) là trung kế mà có 30 số điện thoại được chạy trên một đôi dây có thể là cáp quang hoặc cáp trục…

- Đầu số Sip Trunk: là đầu số công nghệ mới nhất của các nước tiên tiến hiện này, bạn không cần kéo đường dây cáp, chỉ cần thuê tổng đài Ip/Cloud/Ảo và tổng đài 3cx là có thể sử dụng được đầu số Sip Trunk này.

* Cho phép tiếp nhận nhiều cuộc gọi trên 1 đầu số, phần còn lại phụ thuộc vào tổng đài của bạn hỗ trợ được bao nhiêu máy nhánh (mỗi máy nhánh sẽ là một cuộc gọi đồng thời)

2. Tổng đài truyền thống là gì?

Tổng đài truyền thống là tổng đài analog (panasonic): khách hàng phải đầu tư thiết bị tổng đài và kéo riêng một đường dây bưu điện (cáp điện thoại) về công ty / nhà xưởng nơi đặt tổng đài, sau đó mỗi máy nhánh phải kéo 1 đường dây điện thoại đến chiếc điện thoại analog đó để gọi ra và gọi vào.

Khi phát sinh thêm số máy nhánh (thêm nhân viên) hoặc cần thêm tính năng cho tổng đài, công ty phải mua tổng đài mới và bỏ đi tổng đài cũ.

Tổng đài IP (IP PBX) – một trong những công nghệ và giải pháp hoàn thiện & thay thế cho công nghệ TDM truyền thống. 

Hệ thống tổng đài IP cung cấp đầy đủ các công nghệ mới nhất như thoại, video, email, messaging thông qua giao thức IP (qua môi trường internet) , sẵn sàng kết nối đa dạng các hệ thống, thiết bị đầu cuối, thiết bị di động. 

Với doanh nghiệp thông thường nhu cầu trao đổi và liên lạc qua hệ thống thoại rất quan trọng và cần thiết cho hoạt động kinh doanh lên đến 70%, bên cạnh đó công tác quản lý cũng góp phần đánh giá tốt nhất hiệu quả công việc và doanh nghiệp. 

Tổng đài IP là sự lựa chọn và công cụ tốt nhất và sẵn sàng mang đến cho bạn những lời giải đáp thích đáng nhất cho các vấn đề bạn đang quan tâm.

3. Tổng đài Cloud - Tổng đài ảo là gì?

Thay vì bạn phải đầu tư mua 1 tổng đài IP và vẫn bị hạn chế bởi việc quản trị, cài đặt, nâng cấp, đường truyền internet của công ty không đủ dung lượng vận hành, môi trường đặt tổng đài không đủ độ lạnh cho máy móc thiết bị và các tính năng hỗ trợ ít, không có backup dự trù trong trường hợp hư hõng, chờ sửa chữa...

Các nhà cung cấp đã cài đặt các phần mềm tổng đài trên hệ thống (nhiều server) và đặt trên môi trường internet với tốc độ đường truyền tốt hơn gọi là datacenter => xem thêm bài viết 

Điều này giúp chất lượng thoại của tổng đài tốt hơn, hoạt đồng ổn định hơn và chi phí triển khai đến người dùng cuối (công ty) rẽ hơn nhưng vẫn sử dụng hết các tính năng tiên tiến nhất của tổng đài.

Tóm lại là hệ thống tổng đài điện thoại xây dựng trên nền điện toán đám mây, qua giao thức internet. Thay cho phương thức tổng đài vật lý cũ. Nhiều tính năng và tiện ích, không bị giới hạn khoảng cách, vùng miền. Dễ dàng mở rộng hệ thống.

4. Tổng đài 3cx là gì?

Tổng đài 3cx là tổng đài Cloud nhưng được sử dụng phần mềm có bản quyền của hãng phát triển phần mềm Châu Âu 3cx.com 

Hệ thống tổng đài ảo/cloud/ip trên thị trường đa phần chỉ được xây dụng từ phần mềm tổng đài miễn phí, không tốn tiền mua bản quyền ((license free) Ví dụ: phần mềm tổng đài ELASTIX (Asterisk)

 3CX là phần mềm (license) có bản quyền: update và nâng cấp phiên bản thường xuyên bởi hãng 3cx.com có trụ sở tại Châu Âu.

- 3CX là hệ thống IP PBX/UC được Frost & Sullivan đánh giá Best Price/Performance.

- 3CX là phần mềm uy tín và bảo mật đã được các công ty tài chính/ ngân hàng nổi tiếng trên thế giới và trong nước sử dụng như:

Pepsi, Mitsubishi motors, American express, boeing, boss, Carlsberg..
Lienviet post bank, Techcombank, Maritime bank, OCB, VIB, GP-Bank, Bibomart, HD Saigon, Prudential, Hot & cold, Phu Hung Life…
- Phần mềm chạy trên HĐH Windows/Linus: dễ dàng cài đặt vận hành và quản lý.

- Tiết kiệm chi phí đầu tư và mở rộng so với các giải pháp khác.

- 3CX được lựa chọn để các nhà cung cấp phần mềm miễn phí như ELASTIX (Asterisk) khuyến cáo nâng cấp sang

(ELASTIX (Asterisk) 2.5 / 4.0  ĐẾN VERSION ELASTIX 5 ĐÃ NGƯNG PHÁT TRIỂN VÀ KHUYẾN CÁO KHÁCH HÀNG CHUYỂN SANG 3CX XEM CHI TIẾT TIN ĐĂNG TẠI: https://www.elastix.org/docs/converter-tool/)

ƯU ĐIỂM CỦA SOFTPHONE 3CX: APP TRÊN DI ĐỘNG VÀ PHẦN MỀM TRÊN MÁY TÍNH

- Softphone 3CX là softphone tốt nhất thị trường hiện nay và được miễn phí dành riêng cho khách hàng sử dụng phần mềm tổng đài 3CX

- Hỗ trợ Codec G729: 1 cuộc thoại chỉ mất 30kbps/s so với tổng đài IP khác trên thị trường (128kbps/s) sử dụng thoại được trên 3G băng thông thấp, thuận lợi dùng trên di động và di chuyển.

- Sử dụng Port 5090 bảo mật hơn rất nhiều so với Port 5060 của hệ thống phần mềm tổng đài miễn phí khác trên thị trường.

- Tuỳ chỉnh FQDN: dùng tên miền đăng nhập vào tổng đài

- Hỗ trợ CTI

- Miss call: báo cuộc gọi nhỡ trên màn hình kể cả khi tắt ứng dụng

- Softphone không chạy nền, push cuộc gọi, tin nhắn trên màn hình => tiết kiệm Pin cho thiết bị di động.

- Tự chỉnh trạng thái bận (không tiện nghe máy) của ext và chuyển tiếp cuộc gọi đến nhiều lựa chọn:

+ Trạng thái: Available / Away / Do Not Disturb / Lunch / Business => Tự đặt tiêu đề của Trang Thái

+ Chọn lựa thời gian của trạng thái và trở lại tùy chỉnh sau khi hết thời gian đã set.

+ Điều hướng cuộc gọi đến ext đối với các cuộc gọi cùng hệ thống (nội bộ) và ngoài hệ thống.

+ Lựa chọn chuyển tiếp: qua ext khác, qua voicemail, qua nhóm ext khác, qua số sim di động, qua skype

- Xem sự hiện diện/đang thoại hoặc đang có cuộc gọi đến của đồng nghiệp (ext) mà không cần phải ghi nhớ số máy nhánh hay số di động của đồng nghiệp.

- Chat với ext và group

- Conferencing audio và Conferencing video (Webmeeting) với người dùng ngoài hệ thống chỉ bằng trình duyệt google Chrome mà không cần cài thêm bất cứ ứng dụng nào.

+ Mời họp theo lịch / ngày giờ qua email

+ Chia sẽ màn hình / ứng dụng trong cuộc họp

+ Recording (ghi âm) lại nội dung cuộc họp làm tài liệu đối chiếu.

+ Chi sẽ file / bảng vẽ / vẽ trên file để nhấn mạnh nội dung cần trình bày

+ Tạo chủ đề và biểu quyết / chat trong cuộc họp / chuyển quyền điều khiển cuộc họp...

- Đồng bộ danh bạ từ Office 365 và Google Account

- Tích hợp được hầu hết các CRM trên thị trường và CRM xây dựng riêng biệt của doanh nghiệp.

- Ghi âm / theo dõi các cuộc gọi đang diễn ra trên tổng đài

* Đặc biệt: Ext admin có thể sử dụng Wallboard: tính năng dành cho quản lý các Call Center và Contact Center.

Admin: Barge In/listen/pickup/whisper =>

+ Lắng nghe 1 cuộc gọi đang diễn ra trên tổng đài

+ Chen ngang 1 cuộc gọi đang diễn ra trên tổng đài

+ Cướp/tắt/chuyển 1 cuộc gọi đang diễn ra trên tổng đài

+ Nghe chung 1 cuộc gọi đang diễn ra trên tổng đài và thì thầm với 1 trong những người đang tham gia nhưng người tham gia còn lại không nghe được nội dung thì thầm này (hỗ trợ đào tạo cho nhân viên chăm sóc, kinh doanh và kỹ thuật mới ở những công ty cần tư vấn hỗ trợ qua điện thoại)

Video demo khá hay với tính năng Video Conferencing và Web click to call

WebRTC: https://www.youtube.com/watch?v=2yTLuwD73GE

Web Meeting: https://www.youtube.com/watch?v=hGubiQXJJ-g

3CX CRM: http://www.3cx.com/crm-integration/

3CX Web conferencing: http://www.3cx.com/web-conferencing/ 

Vui lòng liên hệ phòng kinh doanh đế được tư vấn và demo / dùng thử trải nghiệm dịch vụ.

-----------------------------------------------------------------------

Cao Bích Ngọc (Ms.)

Sales Director.

-----------------------------------------------------------------------

INTERNATIONAL DISTRIBUTION CORPORATION.

Office: 22 Tan Phuoc Street, Ward 8, Tan Binh District, Ho Chi Minh City, Vietnam.

DID : 1900545503 Ext 10008

Mobile/Zalo/Viber: 0908 945 950

Skype: bichngoc4891

Facebook.com/ngoc0908945950