Quy trình renew gia hạn dịch vụ:
1. Gia hạn 3CX License hoặc Gia hạn 3CX License onCloud (các dịch vụ bao gồm server của IDB)
Bước 1: Hoàn thành thủ tục hành chính, hợp đồng
+ Ký kết hợp đồng:
* Nếu KH thanh toán trước thì mình sẽ ký trước gửi qua
* Nếu KH thanh toán sau, thì yêu cầu KH ký gửi hợp đồng cho IDB trước
+ Ưu tiên phương án khách hàng thanh toán 100% hoặc đặt cọc trước (70%, 50%), có thể hỗ trợ xuất hóa đơn trước.
Bước 2:
+ Sau khi nhận được thanh toán 100% hoặc Hợp đồng bản chính có ký đóng dấu của Khách hàng và cọc (nếu có) => Tạo ticket gửi cho Vivian hoặc David (đính kèm Hợp đồng và thông tin thanh toán) + License key, thời gian, gói dịch vụ.
+ Sau khi license được renew => đẩy ticket cho teamX để refresh hoặc gia hạn SSL cho Khách hàng (nếu SSL bên khách hàng thì không cần gia hạn, hoặc SSL của 3cx.com và 3cx.vn thì không cần gia hạn)
+ Tạo 1 ticket email cho cả Partner và Enduser + thông tin liên hệ Enduser và Partner (không để số tiền và hợp đồng) chỉ để dịch vụ cho kỹ thuật nắm và thao tác renew.
+ Hoàn thành hợp đồng , hóa đơn , thanh toán liên quan .
Bước 3: + Nhập liệu lên Freshdesk theo hướng dẫn tại đây.
2. Quy trình triển khai dịch vụ
Tương tự các bước trên
Xem các ticket triển khai mẫu tại
tickets/19494
tickets/19328
tickets/19137
tickets/19150
tickets/19183
tickets/19557
tickets/19333
tickets/19232
tickets/19329
Ngoài ra, sẽ có 3 luồng email bao gồm:
Luồng email đàm phán hợp đồng và thông tin thanh toán + công nợ liên quan với Mua Hàng
Luồng email (ticket triển khai) :
+ Ticket triển khai có gửi email cho cả Partner và Enduser thì : chỉ gửi nội dung dịch vụ, tính năng (bỏ đi tất cả giá)
(Sau đó add note hợp đồng vào ticket
+ Ticket triển khai chỉ gửi email cho Partner thì đính kèm hợp đồng luôn.
Theo dõi push team triển khai bằng add note và yêu cầu team reply all để Partner và Enduser nắm thông tin tiến độ và cần thiết khi xác nhận IDB đã hoàn thành triển khai.
Bên cạnh việc trao đổi nhanh qua kênh Chat cũng phải reply all các thông tin quan trọng liên quan đến yêu cầu cầu hình, kịch bản để tránh việc KH thay đổi, IDb phải làm lại , gây mất thời gian và trễ tiến độ.
Việc reply all này cần thiết vì phải đổi chiếu với khách hàng kể cả việc push KH cung cấp thông tin tránh trường hợp trễ tiến độ do khách hàng phối hợp chậm thì IDB cũng không chịu trách nhiệm và có chứng cứ (bằng email) cho việc chậm trễ này.
Sau khi triển khai xong, reply all emal báo Khách hàng quy trình hỗ trợ kỹ thuật tiếp theo qua kênh Email.
Việc này để tránh khách hàng vấn theo thói quen chat qua Group triển khai và không nhận được hỗ trợ (hoặc do kỹ thuật IDB bị miss cho kênh chat hoặc quên) , KH sẽ đánh giá dịch vụ IDB không tốt.
Sau khi triển khai xong note lại thông tin liên quan như:
+ Nhập liệu lên Freshdesk theo hướng dẫn tại đây.